【2023年最新】ペーパーレス化とは？目的や事例、効果、システムまで徹底解説！

ペーパーレスとは何か？-デジタル化の意義とメリットを解説-

ペーパーレスとは何か？

ペーパーレスとは、紙を使用せずにデジタル技術を用いて業務を行うことを指します。つまり、文書や書類をデジタルデータとして保存し、紙を使わない形で管理することです。これにより、印刷や保管、廃棄などの手間が省け、業務の効率化やコスト削減に繋がるとされています。

紙をデジタル化する意義とは？

紙をデジタル化することは、以下のような意義があります。

• 省コスト・省スペース：印刷物や書類の保管場所や印刷コストが不要になるため、コストを削減できます。
• 業務効率化：書類を探したり、移動したりする手間が省けるため、業務の効率化が期待できます。
• ファイルの共有性：データを共有することで、チーム内での情報共有がスムーズになります。
• データの可視性・分析性：デジタル化することで、データの可視化や分析がしやすくなります。

ペーパーレス化のメリット

そのため、ペーパーレス化をすることで以下のようなメリットがあります。

• コスト削減：印刷や保管、廃棄にかかるコストが削減できます。
• 環境保護：紙の使用量を減らすことで、環境に負荷をかけることを軽減できます。
• 業務効率化：書類の探しやすさや移動する手間が省けるため、業務効率化が期待できます。
• 情報管理の効率化：データベース化することで、情報の一元管理が可能になります。

これらのメリットは企業毎によって効果が大きく変わります。

例えば、単純にIT化が遅れている業界（農林・水産業界、医療業界、金融業界など）であれば未だに印刷物が多いため、コスト削減や環境保護といった面で効果を実感しやすくなります。
逆に、情報通信業界・製造業・エネルギー・インフラ、商業・流通業の様にIT化が進んでいる企業であれば、一人一台PCを持つのは当たり前、デジタルデータ化するのも当たり前になるため、それほど大きな効果がある訳ではありません。しかし、それでも契約や商談時には紙を用いている企業も多く、完全にペーパーレス化を実現出来ている訳ではありません。

ペーパーレスの実現に向けた必要な準備とは？

デジタル化の基盤整備

ペーパーレス化には、デジタル化の基盤整備が必要です。具体的には、デジタルデータを安全かつ適切に保存・管理するためのシステムやインフラを整備することが必要です。また、データの機密性や情報セキュリティを確保するための対策も必要です。

業務プロセスの見直し

ペーパーレス化により、業務プロセスが変化することがあります。紙を使わないことで、業務の進め方や手順が変更されることがあるため、業務プロセスの見直しが必要です。特に、文書のやりとりや承認プロセスの改善を図ることが重要です。

デジタル文書の作成・編集技術の習得

ペーパーレス化により、従来の紙文書の作成・編集に代わって、デジタル文書の作成・編集技術が必要となります。必要な技術を習得し、デジタル文書の作成や編集に対応できるようにすることが重要です。

スキャナの導入

ペーパーレス化により、過去に作成された紙文書をデジタル化する必要があります。スキャナを導入し、紙文書をデジタルデータに変換することが必要です。スキャナはプリンタに付属しているものでも可能ではありますが、高速・高品質・省スペースのものを選ぶことが重要です。

クラウドサービスの利用

デジタルデータの保存・管理には、クラウドサービスを利用することが効果的です。クラウドサービスを利用することで、データのバックアップや共有、アクセス権限の設定などを簡単に行うことができます。ただし、データの機密性や情報セキュリティの確保には十分な注意が必要です。

ペーパーレス化による業務効率化とコスト削減について-成功事例から学ぶ-

業務効率化とコスト削減について

業務プロセスの簡素化と効率化

ペーパーレス化により、従来の文書や書類のやりとりを電子化することで、紙のやりとりや書類の保管、検索などの手間を省くことができます。特に、承認や決裁のプロセスを電子化することで、処理時間を大幅に短縮し、業務プロセスを簡素化することができます。

コスト削減

ペーパーレス化により、紙や印刷物、郵送費用、保管スペースの必要性がなくなります。また、書類管理や保管に関わる人件費やコストも削減できます。さらに、データの共有やアクセス権限の設定が簡単に行えるため、業務効率が向上し、結果的にコスト削減に繋がることがあります。

情報共有の促進

ペーパーレス化により、情報の共有が簡単になります。デジタルデータの共有やアクセス権限の設定が容易に行えるため、チーム内や企業内での情報共有が促進され、コミュニケーションの円滑化にもつながります。

成功事例

日本郵政株式会社

日本郵政株式会社では、従来の紙媒体からの情報共有を電子化することで、事業プロセスの効率化と情報共有の促進を実現し、紙媒体からの転換により約2億5千万円のコスト削減に繋がったとされています。

マイクロソフト

マイクロソフトは、紙の請求書や請求書処理にかかる時間と費用を削減するため、ペーパーレス化を進めました。具体的には、電子請求書システムの導入、オンライン請求書の送信などを実施し、業務プロセスの効率化とコスト削減を実現しました。

フジテレビジョン

フジテレビジョンは、番組制作に必要なドキュメントを紙から電子化することで、コスト削減と業務効率化を実現しました。また、デジタルデータの共有により、制作現場の情報共有を促進し、クオリティの向上にも繋がっています。

三菱商事

三菱商事は、契約書や取引先とのやりとりを紙から電子化することで、コスト削減と業務効率化を実現しました。また、電子契約システムの導入により、契約プロセスの短縮や誤りの軽減を実現しました。

京都大学

京都大学は、授業や研究に必要な資料を紙から電子化することで、紙の使用量を削減し、環境保全に貢献しています。また、iPadの導入により、学内の資料共有を促進し、教育環境の改善にも繋がっています。

ペーパーレス化の失敗例-回避すべき落とし穴とは？

ペーパーレス化には、多くの企業や組織が取り組んでいますが、その中には失敗してしまった事例もあります。

システムの不備

ペーパーレス化を進める上で、システムの不備があると、業務プロセスの遅延や誤りを引き起こす可能性があります。システムの導入前に、しっかりと検討を重ね、実際に運用している企業や組織の事例を参考にすることが大切です。

情報漏えいのリスク

ペーパーレス化を進めることで、情報漏えいのリスクが高まることがあります。例えば、紙の文書と異なり、データは容易に複製や共有ができます。情報漏えい対策を徹底的に行い、セキュリティの強化が必要です。

文化や習慣の変化に対する抵抗

ペーパーレス化には、企業文化や業務習慣の変化が必要です。しかし、これに対して従業員が抵抗感を示すことがあるため、徹底的な教育やコミュニケーションが必要です。

データの整理不備

ペーパーレス化にあたり、データの整理不備が発生することがあります。これにより、データの利活用が困難になったり、情報の把握が難しくなったりすることがあります。データの整理には、十分な時間をかけ、慎重に取り組むことが必要です。

管理体制の不備

ペーパーレス化にあたり、管理体制が不備であると、業務の進行に支障をきたすことがあります。システムの運用や管理について、責任者を明確にし、適切な管理体制を整備することが大切です。

ペーパーレス化においては、システムの導入前の検討や情報漏えい対策、従業員の教育やコミュニケーション、データの管理体制などあらゆることに目を向けることが重要です。

ペーパーレス化に必要なITツールとは？

ペーパーレス化に必要なITツールは多岐に渡ります。

ドキュメント管理システム

ドキュメント管理システムは、業務で使用する書類やデータを電子化し、共有や管理を行うシステムです。ドキュメントの検索、共有、バージョン管理、アクセス制御などを行うことができ、業務の効率化に貢献します。代表的なドキュメント管理システムには、Googleドキュメント、Microsoft SharePoint、Boxなどがあります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務プロセスを自動化するシステムです。紙媒体で行われていた承認フロー、申請書類の承認などのプロセスを、システム上で行うことができます。ワークフローシステムの導入によって、業務の効率化、エラーの軽減、コスト削減などが期待できます。代表的なワークフローシステムには、Questetra BPM Suite、Nintex Workflow、kintoneなどがあります。

電子契約ツール

電子契約とは、契約書や証明書、承認書類などの書類に電子署名を行うことができるツールです。従来の紙による手書き署名に代わり、電子署名を利用することで、契約プロセスの迅速化や業務の効率化が期待できます。代表的な電子契約ツールには、クラウドサイン、DocuSign、Adobe Sign、freeeサイン（旧NINJA SIGN）などがあります。

OCRソフトウェア

OCRソフトウェアは、紙媒体の書類をスキャンし、文字認識・抽出を行うソフトウェアです。OCR技術を利用することで、手書きの書類やPDFファイルなどの紙媒体を電子データに変換することができるため、書類を転記する業務の効率化や入力データの正確性を向上させるなど期待できます。代表的なOCRソフトウェアには、Google Keep、Office Lens、Adobe Acrobat DC、AIよみと～る、Readirisなどがあります。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上のリモートサーバーにデータを保存するための技術であり、個人や企業がデータをオンラインで保管、管理、アクセスするための方法です。クラウドストレージを使用すると、ローカルコンピューターにデータを保存する必要がなく、インターネットに接続されている任意の場所からデータにアクセスできます。データは、オンライン上のリモートサーバーに保存されるため、ユーザーはストレージ容量やバックアップの問題を心配する必要がありません。また、クラウドストレージを使用することで、共有や協業が容易になり、データのバージョン管理や共有アクセス権限の管理も簡単に行えます。一般的なクラウドストレージサービスには、Googleドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox、Amazon S3、Boxなどがあります。

ペーパーレス化における情報セキュリティ-注意すべきポイントと対策方法-

ペーパーレス化において情報セキュリティを確保することは非常に重要です。電子化された情報は、外部からの不正アクセスや内部からの漏洩などのリスクにさらされるため、適切な対策が必要です。

注意すべきポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。

1. パスワードの管理：情報にアクセスするためのパスワードは、十分に強固であり、定期的に変更するようにします。また、不正アクセスを防ぐために、パスワードの共有を避け、個人ごとに管理する必要があります。
2. 暗号化：情報を暗号化することで、データの漏洩を防止することができます。暗号化をすることで、第三者による情報の盗み取りや改竄を防止することができます。
3. バックアップの取得：データのバックアップを定期的に取得し、災害やシステムの障害に備えることが大切です。バックアップは、外部のサーバーやストレージに保存し、別の場所に保管するようにします。
4. アクセス権限の管理：情報にアクセスする権限を必要最低限の範囲に制限し、不要なアクセスを防止することが大切です。また、権限の管理には、定期的なアクセスログの確認なども含まれます。
5. セキュリティ意識の向上：情報セキュリティに関する教育やトレーニングを行い、従業員のセキュリティ意識を高めることが大切です。また、社内での情報の取り扱いについてのルールを策定し、従業員に周知徹底することも必要です。

以上のように、ペーパーレス化における情報セキュリティ対策は、複数の観点から取り組む必要があります。企業は、情報セキュリティを確保するための適切な対策を講じることで、安全かつ効率的な業務を行うことができます。

ペーパーレス化と法律-法的な問題と対策-

ペーパーレス化はデータを電子化し、紙の文書の使用を減らすことを意味しますが、法的には注意が必要です。例えば、国や地域によっては、電子署名が必要な場合があります。また、電子的に保存されたデータは、第三者からの不正アクセスやハッキングなどの脅威にさらされる可能性があります。さらに、企業が保有する個人情報はプライバシー保護法に従って保護されなければなりません。

したがって、ペーパーレス化を進める際には、以下のような法的な問題に対処する必要があります。

1. 電子署名法の遵守
2. プライバシー保護法の遵守
3. クラウドストレージサービス提供者の利用規約の確認
4. データバックアップの実施
5. セキュリティポリシーの策定と実施
6. 電子データの長期保存のための体制整備

これらの問題に対処するために、企業は法的専門家と協力し、情報セキュリティに関する最新技術を導入することが重要です。また、社員の教育やトレーニングを通じて、情報セキュリティに対する意識を高めることも重要です。

ペーパーレス化の社会的な意義とは？-SDGsに貢献するデジタル化の取り組み-

ペーパーレス化は、紙を減らすことで環境に対する負荷を軽減し、SDGs（持続可能な開発目標）に貢献することができます。具体的には、以下のような社会的な意義があります。

1. 環境負荷の軽減：ペーパーレス化により、紙やインクの使用量を減らすことができます。これにより、森林伐採や大量の廃棄物が削減され、CO2排出量も削減されます。
2. コスト削減：紙文書を作成、保存、送信するためにはコストがかかりますが、ペーパーレス化によりそれらのコストを削減することができます。また、ペーパーレス化によって、スペースを節約し、オフィスのレイアウトの変更などが可能になります。
3. ビジネスプロセスの効率化：ペーパーレス化によって、文書の作成、管理、共有、検索などのプロセスがより効率的になります。これにより、業務プロセス全体の効率化が図られます。
4. アクセシビリティの向上：ペーパーレス化によって、地理的制約や時間制約などが軽減され、情報のアクセシビリティが向上します。これにより、より多くの人が情報を得ることができるようになります。
5. インクルージョンの促進：デジタル技術の発展により、ペーパーレス化によって情報を提供することで、ビジネスのグローバル化や多様性を促進することができます。これにより、社会のインクルージョンが促進されることが期待されます。

以上のように、ペーパーレス化はSDGsに貢献することができるとともに、企業や社会にとって多くのメリットがあります。

ペーパーレス化の未来予測-今後の動向と課題-

「ペーパーレス化の未来予測-今後の動向と課題-」では、今後のペーパーレス化の動向と課題について考えます。

まず、ペーパーレス化の市場規模は今後も拡大が見込まれます。企業の業務効率化やコスト削減のニーズは高まり、さらに新型コロナウイルスの影響でリモートワークやオンライン会議が一般化したことで、デジタル化への意識も高まっています。

一方で、ペーパーレス化に伴う課題もあります。まずは情報セキュリティの問題です。クラウドストレージやSNSの普及により、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まっています。また、個人情報保護法や商標法などの法律に違反する恐れもあります。

また、ペーパーレス化によって情報格差が生まれる可能性もあります。ペーパーレス化にはデジタル機器やインターネット環境が必要であり、これらが整備されていない地域や人々はデジタル化の恩恵を受けられないことがあります。

さらに、ペーパーレス化によって失業者が増える可能性もあります。業務の自動化によって人件費が削減されるため、一部の職種は廃止される可能性があります。

以上が、ペーパーレス化の未来予測と課題についての概要です。今後もペーパーレス化に関する動向に注目し、課題解決に向けた取り組みが必要となるでしょう。

ペーパーレス化のメリットを最大限に活かす方法-今すぐ始められる5つのヒント-

「ペーパーレス化のメリットを最大限に活かす方法 -今すぐ始められる5つのポイント-」は、ペーパーレス化を実施する、またそのメリットを最大限に引き出す上で必要な5つのポイントをご紹介します。

1. 「情報共有のルールを明確にすること」です。ペーパーレス化することで、情報共有がスムーズになりますが、情報の管理方法やアクセス権限の設定など、ルールを定めておかないと混乱や情報漏えいのリスクが生じます。
2. 「ドキュメント管理システムを活用すること」です。ドキュメント管理システムを使うことで、複数人での編集や共有が容易になり、バージョン管理や履歴管理なども行いやすくなります。
3. 「ワークフローを改善すること」です。ペーパーレス化によって、業務プロセスを見直すことができます。効率的なワークフローを構築することで、業務効率が向上し、生産性の向上につながります。
4. 「オンライン会議やチャットツールを活用すること」です。ペーパーレス化によって、オンラインでのコミュニケーションが活発になります。オンライン会議やチャットツールを使うことで、業務効率の向上につながります。
5. 「紙を完全に排除することではなく、必要最小限にすること」です。すべての業務において、紙を完全に排除することは難しいです。必要最小限に抑えることで、ペーパーレス化によるメリットを最大限に引き出すことができます。

これまでもご紹介してきた通り、ペーパーレス化を実施するには「システムの導入」はもちろんのこと、「社員の意識改善」や「ルールの浸透」などやることが多岐に渡ります。これら全てのことを一度に始めようとしても必ずどこかで無理が生じるため、段階的にペーパーレス化していくことをおすすめします。